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週次や月次で繰り返されるデータ処理

複数のシステムや各部門が作成したデータを収集して、必要なデータを抽出して、加工して、項目ごとに集計して、グラフ化して、レポートを作成する、など週次や月次で繰り返されるルーティン作業は、一定の時間をとられ、本来業務に支障が生じます。

ケース1:経営会議のレポート作成

  1. 経営会議に必要なデータを情報システム部がERPから取り出す。
  2. 毎月月末で締まった情報を本社や子会社から集める。
  3. Excelで管理している予算の情報と組み合わせ、経営企画室のメンバーがExcelでレポート作成。
  4. 各部門から会議直前まで修正依頼。
  5. 修正完了してやっと紙で印刷。
  6. 会議後、更なる修正。再印刷して社長に提出。

これを毎月繰り返す。

ケース2:営業活動のレポート作成

  1. SFA以外(例えば契約手続きの進捗データや商品の在庫データなど)のデータが必要なため、営業マネージャーは、その他の管理システムから必要なデータの抽出
  2. 抽出したデータをExcelに編集
  3. 複数データを結合
  4. 様々な角度のレポートを作成
  5. 前月対比表の作成
  6. これを毎月繰り返す。

    ルーティンワークは思い切って誰かにまかせる

    上記のケース以外にもマーケティングや生産管理など、さまざまな部門や場面でルーティンワークは存在します。ルーティンワークのような定型化されている業務やマニュアル化されている業務は自動化しやすいので、RPAにまかせてみてはいかがでしょうか。

    ただし、RPAは適切に管理しないと、不正利用や業務のブラックボックス化などを引き起こす「野良ロボット」になることも。管理者がいないようなら、業務をまるごと専門会社にアウトソーシングするというのも有効な手段です。