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柔軟に対応してくれるか

データ処理などの業務を外部委託する際、その業務を場当たり的に依頼をしてしまうと、単なる作業をしてもらうだけに終わり、根本的な問題は解決できず、目指すゴールにはたどり着くことは出来ません。

デジタルデータに変換した後の提案とサポート

紙ベースのデータをスキャナーでPDFに変換処理をしても、面倒な作業が終わっただけで、目的が達成されたわけではありません。文書をデジタル化することで、業務効率が良くなります。何よりいくつもの段ボールで保管していた紙データの保管場所も必要なくなり、保管コストが削減されるというところが、最終目標でゴールです。

ですから、デジタルデータがわかりやすくフォルダ管理されているのか、またフォルダ名を見ただけで内容が分かるように決めているかなど、スキャナー作業だけでなく、その後も含めて提案してくれるかが、大変重要です。

文書管理のエキスパートで安心!

専門家でもない社内の担当者に、膨大な書類を管理するルール作りをさせて、最適なフォルダ管理を行うことは、非常に困難なことです。

そこで、頼れるのが文書情報管理士といわれる文書管理のエキスパートで、紙媒体の文書のスキャニングや、効率よく保存するための技術や法律などの知識をもっているプロフェッショナルです。単なる作業だけにとどまらない提案とサポートを望むなら、文書情報管理士の資格をもつ社員が属する会社を選びましょう。

また、どのようなファイル名にするか、フォルダ体系がよいかなどを、あわせてヒアリングや提案をしてくれる会社だと、安心してデータ管理を任せることができます。

価格で選ぶと作業だけになるかもしれない

やはりどうしても気になるのが値段です。出来るだけ安い料金で利用したいと考えるのが当然です。ところが、あまり価格重視してしまうと、データが適正にフォルダ整理されておらず、単純なその場限りのデジタル化になってしまう可能性があります。納入の形式は、業者によって異なりますので、あまり実勢価格とかけ離れている価格表示をしているところは、注意が必要です。