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使いこなせない

社内の業務を効率的に行うために、システムを導入したはずなのに、うまく使いこなすことが出来ず、いつのまにか誰も使っていない。そもそも使い方がよくわからないというのには、理由があります。

何に使うのかがよくわからない

業務用システムは使用目的がわかりやすく、日常業務の効率化に大変役に立っています。ですから、一度導入されると、そのシステムがなければ業務が進まない、という事態になります。結果的に、業務用システムの必要性は高いと理解さやすくなります。

その一方で、BIツールは分析するためのツールであって、現場の業務に関係あるシステムでないために、利用されなくても業務にはあまり不都合はありません。そうすると、いつの間にか誰も使うことがなくなってしまいます。

いろいろなパターンがあってわからない

現場で使用する業務システムは、ほとんどが同じ操作方法で使用されます。使う人が変わっても操作方法が変わることはありません。

ところが、BIツールを活用して行う業務は広範囲に及び、使用方法も景気やマーケット動向などの企業の外にある環境変化を受けて、扱うデータも変わることがあります。そのため、利用者間でもBIツールの使用方法が異なっていた場合、マニュアル化するのも難しいのかもしれません。さらに、扱いに慣れていた社員が退職や異動でいなくなれば、誰も利用しないシステムとなってしまいます。

使い方がわかるとこんなに便利

BIツールの使い方がわかると、社内の業務が効率よく進みます。営業部門では必要データの抽出や、外部の統計情報などの取り込みも自在に可能になります。リアルタイムでの情報を瞬時に、レポート作成して顧客へ提供できます。システム部門では、さまざまな部門から依頼がきてた会議資料やレポート作成の業務から解放され、本来の業務を行うことができます。

BIツールの中には、統計学などの専門知識がないと使いこなせないものもあります。社員のスキルによって、導入するツールを選ぶことも、重要なポイントです。