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現場との意思疎通に問題

システムを導入する際には、社内全体がそのメリットや必要性を共有しておくことが大切です。BIツールの特徴であるデータ分析は、部署間でしっかり連携を取ることで、最大のパフォーマンスが期待できます。社内体制がまとまっていないと、データ活用する際どんな問題が起こるのか考えておきましょう。

横の連携が取れていない

システムをよく理解していないにもかかわらず、現場主導で物事が進んでしまうケースは、やってはいけないことですが、よくありがちなケースです。

「BIツールを使えばいろいろ出来るし、便利になる」という漠然とした知識だけで、とりあえず試しに使ってみると、さまざまなデータが交錯して、収拾がつかなくなってしまいます。また、クラウドベースのBIツールを社内のパソコンにインストールしてしまうと、セキュリティ面から非常に不安が出来てきます。社内で発言力のある営業部門が、システム部門と連携せずに先走って行動すると、生じる事例です。

BIツールを導入する際、社内データの運用体制について、事前にしっかり整備しておく必要があります。

営業部門は、現場の意向をしっかり伝えることが大切ですし、全体の情報をまとめあげて調整していくためには、詳しいシステム部門との連携は欠かすことは出来ません。

縦の連携が取れていない

中小企業には、トップダウンで物事が決定されることが、よくあります。迅速な判断が必要な時には、非常に有益なことですが、システム導入など直接社員に関わることを決定する時には、あまりお勧めできることではありません。

典型的なのは、BIツールを導入することで、社員全員が数字を意識し、データ活用することで競争力の強化もできるだろうと目論んで、社長が先陣を切って導入してしまうケースです。社内で導入のためのマニュアル整備や勉強会なども何度も繰り返し開催し、導入にこぎつけることができました。しかし、時が経つにつれて誰も利用しなくなってしまうのです。

トップダウンで降りてきた指示のため、社員の意向は反映されず、BIツール導入の本来の意義を理解できなかったのです。導入の際には、ボトムアップで現場の声を吸い上げることも大切になります。