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人事領域でもデータ活用は有効

業種を問わず事業運営では、データベースの活用が大変有効ですが、それは商品開発や営業・販売だけではなく人事領域でも一緒です。人事領域では「人事データベース」を活用することで、種々の人事業務を効率的かつ円滑に処理できるようになります。

人事データベースとは、社員情報、給与情報、組織情報、勤怠情報、研修情報、申請情報など、人事に関わるあらゆるデータを集めたものです。一つ一つのデータは社内に散在していますが、それらを集約・整理しデータベース化することで、種々の人事業務を最適に処理するために活用できるようになります。

人事業務は給与管理、勤怠管理、人事労務手続など多岐にわたっており、経営資源に占める割合や労務負担は少なくありません。場合によっては、人事業務の負担や非効率性がコア業務の支障になっていることもあり、そのことで頭を悩ませている経営者も少なくないはずです。データベースの活用はそのような経営者と会社を救出する一助になります。

自社で人事データベースを作成し管理するのは難しい

人事領域でデータ活用することの有効性を提起しましたが、話はそう単純ではありません。というのも、有効性が分かったとしても、実際に自社で人事データベースを作り活用することは難しいからです。なぜ難しいかというと、一般企業には人事データベースを最適な形で作成し管理するためのスキルやノウハウが乏しいからです。

一口に人事データベースを作るといっても、その作業は膨大かつ複雑で、単にデータを収集するだけに留まらず、データをまとめて整理したり、最適化したり、あるいはデータとデータを連携させつつ一元管理ができるよう、システムを構築しなければなりません。

そうすることによって初めて有効な人事データベースが完成し、人事業務への運用が可能になるのですが、残念ながら、データ処理が専門ではない企業の場合、これら一連のノウハウを十分に持ち合わせているとはいえず、投入できる資源も限られています。

ではどうしたらいいかというと、データ処理を専門に扱うプロの代行会社に委託してアウトソーシングすることです。

人事業務で手が回らない部分をデータ処理委託・代行業者に依頼する

人事業務におけるデータ活用は重要、でも実践するスキルやノウハウがない、コア業務をおろそかにするわけにもいかない…。このような状況を打開する方策は一つ、人事部門のデータ処理・管理を委託できる代行業者にアウトソーシング(外注)することです。

データ処理・管理を専門とする代行業者にアウトソーシングすれば、自社における余分な事務作業を省略できることはもちろん、専門業者ならではのノウハウの実践により、スピーディーかつ確実に人事データベースを構築し、勤怠管理と給与管理を紐づけるなどの一元管理が可能となり、人事業務を一括管理・効率化することができます。

そして煩雑なデータ処理作業に対する負荷が軽減されることで、会社の有限な経営資源をコア業務に傾けられるようになり、それまで以上に業務をダイナミックに推進して、企業業績は向上します。

なおデータ処理会社の中には、事業者に代わって特定個人情報を扱う「マイナンバー対応(マイナンバーの代行・収集・管理)」ができるセキュリティ資格を持っている業者もあり、「Pマーク」はその代表例です。マイナンバー対応ができるほどの業者へアウトソーシング可能であれば、人事業務への負担はさらに削減できるでしょう。

人事業務におけるデータ活用は、データ処理会社に委託することも十分可能ですので、自社対応によるコスト・人件費を鑑みながら検討するのも手段の一つになるでしょう。

とはいっても、データ処理代行を依頼する業者はどこでもいいわけではありません。

当サイトではデータ処理を委託するうえで検討すべき5社を紹介していますので、参考までにチェックしてみてください。